行政服務亮點


本人在96-99學年度兼任四年計算機及資訊網路中心校務系統組組長,在行政工作中推動了幾項重大資訊系統建置:(一).100年全國大專校院運動會資訊系統;(二).學生學習歷程資訊管理系統;(三).新教務行政系統E化;(四).協助圖書館、研發處、教務處系統整合規劃。當然,本人一向積極配合系務推動工作,除了參與校院系各級委員會,也協助各種招生及考試事務工作。

(一). 100年全國大專校院運動會資訊系統:

本校承辦「100年全國大專校院運動會」,自2010年4月開始成立執行委員會,本人擔任資訊群組資料處理組組長,主要任務負責規劃建置資訊系統以支援大會賽事順利進行。由於本校並無建置運動會賽事系統之經驗,在參考99年全國大專校院運動會的檢討報告之後,瞭解由已具有開發之系統且曾協辦相關賽會之廠商來協助建置是必要的,而且也訪談前三年的承辦單位瞭解自行或委外建置之優缺點,所以本人在資訊群組及競賽群組的會議做出評估報告,並達成共識做出最重要的決定就是以公開招標方式徵求曾完成全國級以上大型賽會競賽資訊系統建置經驗的廠商來負責建置系統。於是,在經過多方的需求訪談之後完成資訊系統需求規格書,並密切掌握開發進度,順利於預定時程上線。

  • 2010年9月完成資訊系統需求規格書,完整規劃了賽會入口網站及系統管理功能、線上報名及流程處理系統、秩序冊及賽程處理系統、競賽成績處理及查詢服務之需求,進行公開招標。
  • 2010年12月進行資訊系統第一階段驗收,並於2011年1月將系統上線,讓賽會入口網站及田徑、游泳、桌球、羽球、網球、空手道、柔道、跆拳道、擊劍、射箭、體操、木球等十二項賽事子網依預定時程上線,讓各群組進行測試及建置資料。
  • 因應各群組招募志工需求,本組於2011年3月完成志工平台建置,有效管理志工報名、訓練、調度等工作。
  • 在2011年5月賽事進行前,完善資訊系統教育訓練確保競賽結果正確並快速發佈,賽會期間電腦設備發生故障的機率極低,偶有狀況也在本組同仁全程待命監控下立即改善,確保賽事順利進行。
  • 此次創新規劃了「RFID破紀錄證書」,是由本人指導的資訊安全實驗室與財政部印刷廠合作之「具有數位防偽驗證系統之運動競賽證書開發計畫」所開發出來的全國第一個RFID證書示範系統,RFID獎狀證書可確保資訊內容正確安全且無法偽造竄改,以提昇運動競賽證書的內容資訊安全與防偽驗證功能,成為國內賽事運動會的創舉。
  • 此次創新規劃了「賽事資訊行動化服務」,以手機App呈現即時賽事資訊服務,可提供選手更方便查詢個人賽況、大會紀錄、大會公告等資訊。很可惜這個規劃案因為預算問題而無法執行,不然也會成為國內賽事運動會的創舉。



(二). 學生學習歷程資訊管理系統:

為因應100年校務評鑑需求,於2010年11月開始協助學務處進行「學生學習歷程資訊管理系統」規劃工作,經過與負責相關業務之學務處同仁多次需求訪談後,於2011年1月完成資訊系統需求規格書,並密切掌握開發進度,順利於預定時程上線。

  • 2011年1月完成資訊系統需求規格書,完整規劃了學生個人資訊管理、學生學習記錄管理、學生榮譽事蹟管理、學生生涯發展規劃、學生學習歷程反思、學生學習歷程呈現、資料轉檔與轉檔程式開發作業之需求,進行公開招標。
  • 2011年3月進行資訊系統第一階段驗收,並於2011年4月將系統上線,與Oracle PeopleSoft Campus所建置的新教務系統平台完成整合,並開放讓學生開始建立個人學習歷程資料。


(三). 新教務行政系統E化:

本人接任計算機及資訊網路中心校務系統組組長一職後,瞭解本校既有校務行政系統的開發歷經十多年、累積了兩千多隻程式,卻僅有五位程式設計師負責維護,最主要工作即維護修改既有系統程式以符合業務需求,以及各式報表產出,難以進一步為校務行政E化做出更長遠的規劃。所以,本人帶領校務系統組同仁於2007年12月開始進行導入新系統的可行性評估,觀摩國內外數個發展較為成熟的校務系統,並與教務處同仁經過多次的會議討論,於2008年6月擬定需求規格書,進行公開招標。

  • 完成招標確定導入的是Oracle PeopleSoft Campus完整校園e化解決方案,該系統在全球有20個以上國家800多所大學院校使用,系統核心經過如此考驗具有高可靠度,整個系統的規劃以支持多國語言為基礎,多語資料建置完成即可以此系統支援國際學生所需之教務服務,支援多國語文(Multiple Languages),完全可以在這次的系統導入過程將校務系統建構成完全國際化的平台。重點特色還有畢業條件模組設定、強大的開課排課設定、完整的成績管理和學業排名、即時的學術輔導、容易使用的選課流程、完備的學籍管理、提供各式的教師評鑑功能、使用者角色權限的控管、彈性的報表工具、全面的個人資訊中心,在此系統架構的運作下確實可提升教務行政效能,並且提供更多自動化的資訊服務。
  • 在導入系統的初期,本人帶領校務系統組同仁一同學習Oracle PeopleSoft Campus Solution的開發環境,最主要的開發工具就是Application Designer,可以在幾乎不需要撰寫程式的情況下,進行系統維護與功能新增,與傳統寫程式的開發方式來比較,可有效降低開發時間成本。如果有必要,還可以在Application Designer撰寫所謂的Peoplecode,其程式結構為Object Oriented及Event Driven,能很快發展出更多彈性的系統設計。報表工具(Reporting Tools)也是這個系統另一個重要特色,可以有很大彈性製作出各種需要的文件、統計、報表。多種報表工具依其使用的層級,可分為:普遍各業務單位需要經常製作的一般性文件及報表(Production Reports)、需要進一步做試算的分析性報表(Detailed Analytic Reports)、及支援高層主管做決策管理需要的高階策略分析性報表(Executive Strategic Analysis)。寫程式產生各式各樣的報表以符合業務單位的需求,一直在本校既有系統維護中所佔最大的工作量,而使用這些報表工具,能有效減少產生報表的程式撰寫工作。
  • 此系統於2008年11月啟動會議開始,歷經一年多本人參與上百場相關單位的各種會議,控管所有的需求訪談與系統設計進度,終於在2010年5月正式上線。在舊教務系統資料順利移轉至新系統之後,還要確保其他依存於教務系統的其他系統(出納、人事、學務…)能正常運作,而本組同仁與系統廠商在這方面費了不少心力共同合作才確認新舊系統資料能百分之百同步無誤,並且讓新舊系統平行運作以檢驗新系統可正確銜接教務行政作業。
  • 新教務系統在99學年度第一學期選課期間出現部分問題,引發學生對該系統的疑慮。本人在選課期間與校務系統組同仁全程監控網路流量與系統效能,進行外部環境預測與內部數據分析,發現縮口效應,學生選課連線要求造成資料庫伺服器負載過重,本人與校務系統組同仁比系統導入廠商更全面掌握各伺服器負載數據,在連續測試模擬後,估算出原有的資料庫伺服器是可以滿足尖峰運作需求,於是以虛擬主機技術與多層次分散式伺服器架構將連線分流處理,在沒有追加經費與設備的情況下,找出解決方案調校系統並解決問題,最後同樣在最高峰的在線人數達一萬兩千人的情況下,讓選課系統的回應時間由二十多分鐘縮到四分鐘內完成。
  • 新教務系統在99學年度第一學期正式上線選課期間,本人與校務系統組同仁全程觀察BBS的使用提問,隨時主動解答並彙整說明,每天回覆BBS問題都是直到凌晨兩三點,另外也設立平台讓所有同學反應問題,再由教務處或通識中心確認問題後,為同學提供解決方案,除了個別回覆提問學生也分類整理問題類型公告周知。經過彙整之後,發現學生提出的疑慮有超過一半是因為不瞭解系統而誤解或不會操作使用,所以我們持續協助業務單位強化新系統新功能的宣導以及建議改進措施,像是在99學年度第二學期將通識課程選課機制調整為志願序抽籤制,學生無需搶第一時間上線選課,即解決歷年選課混戰的情況,第二學期選課期間不再有學生反應選課問題。
  • 2011年1月新教務系統E化案完成全案驗收,兩年多擔任教務資訊系統建置推動小組委員的服務工作告一段落。


     
(四). 協助圖書館、研發處、教務處系統整合規劃:

本人與校務系統組同仁均有豐富的系統開發經驗,具有能力為校務行政E化做更多規劃,在兼任組長期間均帶領同仁積極給予其他單位有關系統規劃的協助,譬如圖書館、研發處、教務處近年的幾個系統整合規劃均參與提供規劃建議。

  • 2011年1月協助教務處完成「校內聯招遞補自動化系統」需求規格書規劃,本校考科性質相近的系所可以成立聯招群組,報考聯招群組的考生可以選填志願,並依其志願順序擇優錄取。
  • 2010年1月~2010年5月持續協助研發處進行「學術研發服務網」需求規格書規劃,銜接第四期建置「研究競爭力分析系統(RPIS)」,提供教師在學術研究、課程與教師服務資料之自動化管理。
  • 2009年11月協助圖書館進行跨系統整合規劃,於教務處的課綱系統中納入整合圖書館的「教授指定用書功能」,完成教師端、學生端、館員端及報表端共四部分的系統整合規劃與設計。
  • 2008年5月協助評審研發處創新育成中心的「育成人才養成虛擬培育系統」與「育成支援中心國際網」委外建置計畫



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